L'obbligo nasce dall'art. 3 del D.Lgs. 175/2014, attuato dal DM 31/07/2015, e serve ad alimentare la dichiarazione precompilata. Riguarda anzitutto i medici chirurghi e gli odontoiatri iscritti agli albi, le farmacie e le strutture accreditate al SSN; dal 2016 e poi con successivi decreti la platea si è estesa a psicologi, infermieri, ostetriche, veterinari, fisioterapisti, logopedisti, podologi, dietisti, igienisti dentali e alle altre professioni sanitarie iscritte agli albi, oltre alle strutture autorizzate non accreditate. Il principio è semplice: chi eroga prestazioni sanitarie e le documenta con fattura verso un paziente deve trasmetterne i dati. Restano fuori le prestazioni rese in convenzione con il SSN e i casi di esenzione previsti dalla legge.

È il cambiamento più rilevante degli ultimi anni ed è recente. Nel 2024 la trasmissione era stata portata a cadenza semestrale; il D.Lgs. 81/2025 (art. 5) ha modificato l'art. 3 del D.Lgs. 175/2014 e il DM MEF 29/10/2025, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 10 novembre 2025, ne ha dato attuazione ripristinando l'invio annuale a partire dai dati dell'anno 2025. La regola a regime è quindi: entro il 31 gennaio dell'anno successivo a quello in cui la spesa è stata sostenuta, con slittamento al primo giorno feriale utile quando il termine cade di sabato o festivo. Resta possibile — ed è consigliabile — trasmettere in corso d'anno con invii parziali mensili o trimestrali. Le spese veterinarie hanno un termine autonomo, fissato a marzo.

Il record contiene codice fiscale dell'assistito, data e importo del documento fiscale, tipo di spesa e flag di opposizione, oltre alle informazioni introdotte dal DM 19/10/2020: indicazione del pagamento tracciato, tipo di documento, aliquota IVA e codice natura. I codici tipologia più ricorrenti per il medico sono SR (visite generiche e specialistiche, prestazioni diagnostiche e strumentali, prestazioni chirurgiche, ricoveri), AS (prestazioni tipo ECG, spirometria, Holter, test rapidi) e AD (dispositivi medici CE). Sull'opposizione occorre chiarezza, perché è il punto in cui si sbaglia di più: il paziente può chiederti verbalmente, al momento dell'emissione, di non far confluire la spesa nella precompilata. Dal 2021 questo non elimina l'invio: il documento si trasmette ugualmente, ma senza codice fiscale e con il flag attivo. La richiesta va annotata sulla fattura — copia paziente e copia studio — e conservata.

La sanzione (art. 3 c. 5-bis D.Lgs. 175/2014) è di 100 € per ogni comunicazione, con tetto di 50.000 €. La Risoluzione dell'Agenzia delle Entrate n. 22/E del 2022 ha chiarito che per "comunicazione" si intende ogni singolo documento di spesa, a prescindere da quanti file si inviano: su un anno di attività l'esposizione diventa rapidamente rilevante, anche perché il cumulo giuridico è escluso. Ci sono però due valvole: nessuna sanzione se la comunicazione corretta arriva entro 5 giorni dalla scadenza, e riduzione a un terzo (33,33 € per documento, tetto 20.000 €) se arriva entro 60 giorni; su quest'ultima base si innesta il ravvedimento operoso, con versamento tramite F24 codice tributo 8912. L'accesso al portale avviene con TS-CNS, SPID o credenziali Sistema TS dedicate. MedWorks gestisce per te l'invio dei dati, il controllo delle ricevute e la regolarizzazione delle posizioni tardive. Scopri il servizio.